Für viele Unternehmen ist es inzwischen selbstverständlicher Alltag. Andere Unternehmen aus dem Dienstleistungssektor empfinden es derzeit eher als ein Zwangs-Szenario. Die Rede ist von der Heimarbeit, dem so genannten Home Office.

In diesem Artikel befassen wir uns unter anderem mit Dingen, die für uns im Büroalltag selbstverständlich geworden sind und wie sie sich auch in Zeiten der verordneten "Heimarbeit" umsetzen lassen. Außerdem geht es um Vorteile, die sich durch die Arbeit von zuhause für alle ergeben.

Die digitale Mittagspause

Der soziale Faktor des Büroalltags: Kaffee in der Küche, Kickern in der Lounge. Die Kaffeemaschine haben viele Angestellte sicherlich zuhause, den Kickertisch nicht. Und so fehlt das wichtige Miteinander in komplizierten Zeiten wie diesen. Doch es gibt Möglichkeiten, die fehlende Nähe auszugleichen. synaigy hat für diesen Fall einen digitalen Socialroom eingeführt. Zur Mittagszeit wählen sich Mitarbeiter standort- und abteilungsübergreifend in einen digitalen Raum ein, aktivieren Mikrofon und Kamera am Laptop und machen gemeinsam Pause. So können Gespräche, die sonst in Küche oder Kantine stattgefunden haben, digital fortgeführt werden.

Die Team-Atmosphäre

Abgesehen von der Mittagspause, in der Kollegen abteilungsübergreifend zusammensitzen, ist es eine besondere Herausforderung, die verschiedenen Projektteams zusammenzuhalten. Abstimmungen erfolgen nicht vis-a-vis, sondern per Videokonferenz. Aber was wäre ein Team ohne seine eigenen Anekdoten aus Projekten? Diese können nicht mehr quer über den Tisch ausgetauscht werden. Doch auch hier gibt es Lösungen. Ein virtuelles Team, das über einen eigenen Kanal Neuigkeiten aus Projekten austauscht. Je nach verwendetem Tool sind diese Kanäle besonders schnell und simpel in der Einrichtung und vor allem von überall zu erreichen.

Die richtige Ausstattung

Bei synaigy haben wir uns schon langfristig und unabhängig von einer Krise wie jetzt auf längere Zeiten im Home Office vorbereitet. Unsere Mitarbeiter sind vollumfänglich ausgestattet und arbeiten mit ihrem Notebook von zuhause aus. Für alles, was bisher noch nicht digital lief, suchen wir Lösungen und setzen diese um. Natürlich nicht nur für uns. Auch unsere Kunden haben wir dazu befähigt, die Kommunikation mit uns über digitale Kanäle aufrecht zu erhalten und Dokumente digital auszutauschen.

Das papierlose Büro

Während der Büroalltag in zahlreichen Unternehmen auch immer noch papierlastig ist, müssen in der aktuellen Phase ganz andere Maßnahmen getroffen werden. Die Notizen auf der ausgedruckten Präsentation, die man dem Kollegen vorlegt, sind hinfällig. Über Kommentarfunktionen lassen sich Notizen simpel digitalisieren und über ein Kollaborationstool wie Sharepoint gemeinsam bearbeiten und austauschen. Gegebenenfalls nimmt man Änderungen an den Dokumenten sogar direkt selbst vor. Es wird also nicht nur Papier und Druckertinte gespart. Die Effizienz bei der Bearbeitung von Unterlagen steigt massiv. Und damit nicht genug: Sie tun auch etwas für die Umwelt, denn wie heißt es so schön: „Before printing, think about environmental responsibility.“

Die Sache mit der Umwelt

Die Emissionen sind gesunken wie nie. Was der Umwelt mehr als guttut, schadet der Wirtschaft, ohne Frage. Doch es wird deutlich, dass nicht jede Fahrt ins Büro notwendig ist. Die Staumeldungen im Radio machen sich rar. Das freut Pendler, die sonst jeden Morgen auf der A40 im Stau stehen. Und die Zeit, die sonst für die Fahrt ins Büro anfällt, kann nun nach und vor Feierabend sinnvoll für die Familie verwendet werden.

Wir sagen: Daumen hoch im Home Office!